Как кейтеринг перестал терять вечерние заявки на фуршеты и банкеты
Цифровой сотрудник отвечает клиентам за секунды, уточняет дату, формат и число гостей и передаёт менеджеру готовую заявку — вечером, в выходные и в горячий сезон.
Готовая заявка с деталями мероприятия — менеджер не выясняет всё заново.
Что было до запуска
Небольшой кейтеринг: фуршеты, банкеты и кофе-брейки на выезде. Заявки шли из ВКонтакте, Телеграм, с сайта и по телефону. Днём менеджер разрывался между выездами, согласованием меню и чатами. А запросы вроде «организуете фуршет на 30 человек?» и «сколько будет банкет?» приходят заранее — вечером и по выходным, когда планируют мероприятие. К утру в чатах висел десяток непрочитанных, и часть клиентов уже заказала обслуживание там, где ответили первыми. Кто оставался — писал вразнобой: без даты, формата, числа гостей и площадки.
Подключили цифрового сотрудника на первую линию
Теперь он:
- отвечает за секунды во ВКонтакте, Телеграм, на сайте и по телефону — вечером и в выходные;
- уточняет дату, формат — фуршет, банкет или кофе-брейк, число гостей, площадку и ориентир по бюджету;
- рассказывает про форматы и что в них входит, называет ориентир по стоимости на гостя;
- собирает заявку и передаёт менеджеру готовую карточку: дата, формат, гости, площадка, бюджет, контакт, канал;
- напоминает клиенту о согласовании, чтобы меньше тех, кто написал и пропал;
- индивидуальное меню, точную смету и договор сразу передаёт менеджеру.
Запустили за 2 недели
Подключили каналы
ВКонтакте, Телеграм, чат на сайте и телефон.
Собрали базу ответов
≈5 рабочих дней: форматы, ориентиры по стоимости на гостя, минимальный заказ, площадки и зона выезда, правила заявки.
Запуск и прогон 30 вопросов
Фуршет, банкет, кофе-брейк, ориентир на гостя, срочный заказ — поправили формулировки.
2 недели сопровождения
Каждый день читали переписки и дописывали ответы.
Диалог: ВКонтакте · 21:35
- Форматфуршет, юбилей
- Дата и времяпятница 18:00
- Гости и площадка30 человек, офис
- Бюджетдо 60 000 ₽
- Контактсохранён
- КаналВКонтакте
Менеджер сразу готовит меню и смету — время не уходит на повторные уточнения.
Было / стало
Как считали
«+12 заявок» — обращения из ВКонтакте, Телеграм, сайта и телефона, в основном вечерние и выходные, на которые раньше отвечали с задержкой или не отвечали, а теперь они доходят до заявки на мероприятие. Точный результат зависит от потока обращений, набора форматов, сезона и загрузки кейтеринга.
Раньше вопрос про фуршет на вечер висел до утра, и часть клиентов мы просто теряли — заказывали там, где ответили первыми. Сейчас сотрудник отвечает за секунды, сразу уточняет дату, формат и число гостей и собирает заявку. Менеджер получает готовую карточку с бюджетом, а не переписку, и за месяц у нас прибавилось около дюжины заявок на мероприятия.
Название компании скрыто — не раскрываем клиентов без их согласия.
Что важно учесть в салоне и барбершопе
Скорость первого ответа решает: вечерний вопрос про фуршет выигрывает тот, кто ответил по делу первым.
Вечерние и выходные обращения дают заметную часть заявок — мероприятия планируют заранее и в нерабочее время.
Граница «ориентир vs точная смета»: сотрудник называет ориентир на гостя, точную стоимость под меню считает менеджер.
Сезонность (праздники, корпоративы) — поток скачет; цифровой сотрудник держит пик без потерь.
Правила эскалации: индивидуальное меню, точную смету и договор сотрудник передаёт менеджеру.
Частые вопросы по кейсу
Хотите так же под свой кейтеринг?
Напишите Тоне как клиент — увидите, как она уточняет формат и собирает заявку на мероприятие. А под ваш кейтеринг конфигурацию и стоимость посчитает Игорь.
Как это устроено и сколько стоит